O custo real do software vai além da mensalidade

É fácil comparar o preço mensal. A solução alternativa para isso é mais difícil de perceber. Uma nova ferramenta pode exigir a importação de dados de clientes, a integração de um formulário, o treinamento de uma equipe e a descontinuação de um fluxo de trabalho antigo. Mesmo um plano gratuito pode custar tempo se fizer com que uma tarefa comum demore mais.

Este guia é um exercício de planejamento, não uma comparação de preços entre fornecedores específicos. Utilize seus próprios números e confirme os termos atuais dos planos diretamente com cada provedor. O objetivo é tornar visível o trabalho oculto antes de você confirmar as alterações.

Comece pelo trabalho, não pelo plano

Escreva uma frase descrevendo o que a ferramenta deve ajudar você a fazer. Por exemplo: “Quando chega uma nova consulta de cliente, a pessoa certa deve vê-la, responder e saber se é necessário fazer um acompanhamento.” Essa frase fornece um fluxo de trabalho a ser testado. Uma lista de recursos por si só não é suficiente para determinar se a ferramenta se adapta à forma como sua empresa funciona.

Em seguida, indique quem irá utilizá-lo e com que frequência. Um CRM usado diariamente por cinco pessoas tem um custo de aprendizado diferente de uma ferramenta de agendamento aberta uma vez por mês por um único usuário. É por isso que um preço inicial baixo pode ser enganoso sem o contexto adequado.

Os cinco custos a serem incluídos em uma página

Custo	O que registrar	Uma pergunta útil
Assinatura	Taxa mensal ou anual, licenças e possíveis complementos	Qual recurso ou limite de uso exigiria uma atualização?
Configuração	É hora de configurar, importar e verificar os dados	Quem fará o trabalho e o que deixará de fazer para arranjar tempo?
Integração	Conexões, manutenção e transferências manuais	O que acontece quando a conexão falha?
Adoção	Treinamento e as primeiras semanas, que costumam ser mais lentas	Um colega consegue realizar uma tarefa normal sem a ajuda da pessoa que a configurou?
Sair	Exportação, migração e alterações no fluxo de trabalho	É possível extrair seus dados em um formato utilizável?

Não transforme uma estimativa em uma precisão falsa. Se você não souber o número de horas de instalação, indique um intervalo e teste uma tarefa pequena. Uma estimativa aproximada, baseada em uma versão de teste, é mais útil do que um número exato baseado em suposições.

Um exemplo fictício

Imagine uma empresa de reparos com duas pessoas que está considerando adotar uma ferramenta de agendamento que custa US$ 20 por mês. A equipe estima duas horas para configurar os serviços e horários, mais uma hora para testar os e-mails de confirmação e uma breve reunião de transferência de tarefas para que ambas as pessoas possam alterar a disponibilidade. Portanto, o primeiro mês inclui tanto a taxa de US$ 20 quanto o tempo gasto para fazer o fluxo de reservas funcionar. Esses números são meramente ilustrativos; eles não se referem a nenhum produto específico.

Agora imagine que a ferramenta não consiga enviar uma reserva para o calendário existente da equipe sem um plano superior. Isso é mais importante do que uma longa lista de recursos que eles talvez nunca venham a usar. Durante o período de teste, a equipe deve fazer uma reserva de teste real, alterá-la, cancelá-la e verificar o que tanto o cliente quanto a equipe recebem.

Uma verificação de compra de 30 minutos

1. Escolha uma tarefa comum. Use um conteúdo de exemplo real e não confidencial, em vez de um modelo já pronto.
2. Execute a tarefa do início ao fim. Cronometre o tempo gasto e anote em quais pontos você precisou de ajuda.
3. Teste a transferência. Peça à pessoa que ficará responsável pelo fluxo de trabalho para repeti-lo.
4. Verifique os limites. Analise o número de licenças, o espaço de armazenamento, as automações, o suporte, a exportação e as condições de cancelamento na documentação do plano atual.
5. Defina o plano de transição. Descubra quais dados podem ser exportados e como a empresa continuaria a operar caso mudasse de ferramenta.

O mesmo processo se aplica a um criador de sites. Nosso plano de avaliação do criador de sites transforma uma demonstração bem elaborada em tarefas que envolvem uma página de atendimento, um formulário de consulta, uma visualização para dispositivos móveis e uma atualização futura.

Uma planilha simples que você pode copiar

Prefere uma planilha? Baixe a planilha de comparação de softwares (CSV) e preencha as mesmas informações de avaliação para dois candidatos. A planilha foi deixada propositalmente sem pontuação: um total ocultaria quais requisitos são essenciais para o seu negócio.

Ferramentas e plano:
O que deve ser feito:
Público-alvo:
Assinatura para o primeiro ano:
Tempo de instalação (baixo–alto):
Tempo de treinamento (baixo–alto):
Integrações ou complementos:
Limite o que provavelmente nos afetará mais:
Podemos exportar nossos dados? Como fazer isso?
O que aconteceu durante nosso teste:
Decisão e data para revisão:

A melhor decisão é aquela que sua equipe poderá explicar posteriormente. Mantenha a planilha junto com os links para os termos do plano que você verificou. Se o fornecedor alterar seus preços ou limites, você saberá qual premissa deve ser revista, em vez de ter que recomeçar a pesquisa do zero.